KSeF – certyfikaty i elementy umów dot. KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.Po analizie możliwości zmian pod kątem biznesowym i prawnym oraz analizie możliwości technicznych przygotowania systemu, Ministerstwo Finansów potwierdziło wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. Obawy, że w początkowym okresie po wdrożeniu obowiązkowego KSeF, faktury wysłane do Systemu i odrzucone w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego skomplikują proces rozliczeń – spowodują m.in. konieczność korekt rozliczenia VAT i odpowiedzialność za wystawienie faktury po terminie etc. 

Ministerstwo Finansów zaproponowało zatem następujące propozycja:
• Wprowadzenie na stałe dla wszystkich podatników opcji wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF z kodem QR i wprowadzania ich do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego.
• Stosowanie trybu offline24 w przypadku gdy wymaga tego specyfika działalności lub specyfika transakcji, także gdy nabywcą jest podmiot zagraniczny lub konsument albo innych podmiot bez NIP.
• Analogicznie jak przy fakturach online – zachowanie zasady otrzymywania faktur w KSeF przez krajowych podatników VAT, a dla pozostałych podmiotów wydanie faktury w sposób uzgodniony.
• Data wystawienia faktury, w związku z proponowaną zmianą zostaje przypisana do pola P_1 struktury logicznej FA(3) (tj. daty zadeklarowanej przez podatnika).
• Faktura wystawiona online w KSeF w dacie późniejszej niż zawarta w fakturze, w polu P_1 będzie automatycznie rozpoznawana przez system jako faktura offline – wystawiona w dacie P_1

1. Harmonogram wdrażania KSeF – aktualne terminy wprowadzenia KSeF
   ·      Najważniejsze pojęcia dotyczące KSeF:
   –      czym jest faktura ustrukturyzowana (numer KSeF a numer faktury),
   –      dane obowiązkowe faktury zawarte w strukturze FA, a dane obowiązkowe faktury wynikające z przepisów ustawy o VAT,
   –      dodatkowe informacje w fakturach ustrukturyzowanych oraz załączniki do faktur ustrukturyzowanych (np. dane odbiorcy),
   –      termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT – czy KSeF coś zmienia?
   –      nowa schema faktury ustrukturyzowanej (FA3).
   
2. Bonusy z  korzystania z KSeF.
   ·      Krajowy System e-Faktur w praktyce:
   –      wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF,
   –      duplikaty a KSeF – czy istnieje możliwość wystawienia w KSeF, czy będą funkcjonowały poza KSeF?
   –      czy możliwe jest przekazywanie w KSeF załączników do faktur ustrukturyzowanych?
   –      czy w KSeF można wystawiać dokumenty inne niż faktury?
   –      okres niedostępności KSeF, a możliwość wystawiania faktur w okresie dobrowolności,
   –      faktury zaliczkowe w KSeF,
   –      faktury do paragonów (FP) oraz faktury uproszczone, 
   –      KSeF, a samofakturowanie,
3. Uregulowanie zagadnienia dotyczącego faktur konsumenckich przez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF oraz uregulowania w zakresie tzw. „samoidentyfikacji” nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę e-faktury.
   
4. KSeF a faktury wystawiane przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) i sektor publiczny:
   a) dodatkowe pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne w części Podmiot 1, 2 i 3,
   b) kod ID WEW – jak wykorzystać w sektorze publicznym?
   c) administrator jednostki zależnej – co to za funkcja i kiedy zastosować?
   
5. Załącznik FA_RR (1) do e-faktury w standardowych typach transakcji, które obejmują rozszerzony zakres jednostek miary i ceny dostarczanych towarów lub usług.
   
6. Autoryzacja i uwierzytelnianie się w KSeF
   a) narzędzia autoryzacyjne (ePUAP, kwalifikowana pieczęć elektroniczna przedsiębiorstwa, kwalifikowany podpis elektroniczny, likwidacja tokenów),
   b) Master KSeF w ZAW-FA (treść zawiadomienia ZAW-FA, sposób wysłania i autoryzacji ZAW-FA),
   c) nadawanie i odbieranie uprawnień do poszczególnych funkcji w KSeF (delegowanie uprawnień),
   d) tworzenie jednostek zależnych w KSeF i administratorów tych jednostek.
   g) weryfikacja prawidłowości faktury przez KSeF (walidacja),
   h) informacja zwrotna (UPO lub odrzucenie faktury),
   i) powiązanie obowiązku podatkowego z datami na fakturze,
   j) kursy walut stosowane w fakturach i zmiany wynikające z pakietu KSEF oraz dla trybu offlnie,
   
7. Certyfikaty wystawcy faktur stosowanych przy wystawianiu faktur w trybie offline lub w okresie awarii (niezbędne do generowania kodów QR).
   
8. Treść i forma faktury w KSeF, czyli jak wygląda faktura ustrukturyzowana FA (3)?
   –      Wystawianie faktur w KSeF a obowiązek podatkowy:a) proces wystawiania faktur w KSeF,
   b) przygotowanie danych faktury,
   c) data wystawienia faktury w KSeF,
   d) termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT – czy KSeF coś zmienia?
   e) przesłanie faktury do KSeF,
   
9. Odliczanie VAT – zmiany wynikające z pakietu KSeF:
   a) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF (data otrzymania faktury w KSeF),
   b) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w formie papierowej lub elektronicznej lub trybie offline,
   c) sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,
   d) kod QR na fakturze ustrukturyzowanej,
   e) dostęp do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych w KSeF,
   f) jak liczyć termin płatności dla faktury otrzymanych w KSeF?
   
10. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące w KSeF:
    a) anulowanie faktury a KSeF,
    b) faktury korygujące w KSeF,
    c) korygowanie faktur ustrukturyzowanych w okresie dobrowolnym i obowiązkowym KSeF,
    d) korygowanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF,
    e) korygowanie faktur wystawionych poza KSeF,
    f) korekty faktur poza KSeF – w jakich sytuacjach to będzie możliwe?
    g) czy można do faktury ustrukturyzowanej wystawić fakturę korygującą w tradycyjnej formie?
    h) KSeF a korekty in minus oraz in plus podatku należnego – jaki moment korekty podatku?
    i) KSeF a korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego – jaki moment korekty podatku?
    j) nota korygująca a KSeF – likwidacja przepisów o notach korygujących.
    
11. Tryby awaryjne w KSeF (faktura „offline” i „offline 24”):
    a) niedostępność systemu KSeF,
    b) awaria KSeF z winy fiskusa,
    c) awaria KSeF z winy podatnika,
    d) data wystawienia i otrzymania faktury offline.
    
12. Zalety korzystania z KSeF oraz sankcje wynikające z KSeF:
    a) 40-dniowy zwrot podatku VAT,
    b) brak obowiązku przekazania organom podatkowy faktur sprzedażowych w strukturze JPK_FA (brak wypływu na JPK_WB, JPK_MAG),
    c) brak konieczności przechowywania faktur przez podatnika przez 10 lat,
    d) ułatwienia w zakresie korekt in minus dla sprzedawcy i nabywcy,
    e) ułatwienia w zakresie doręczania faktur,
    f) sankcje za brak wystawienia oraz za brak przesłania faktury do KSeF.
    
13. KSeF a JPK_VAT:
    a) numer systemowy nadany przez KSeF a pojedyncze przelewy „split payment”,
    b) numer systemowy nadany przez KSeF a zbiorcze przelewy „split payment”,
    c) numer systemowy nadany przez KSeF a pojedyncze lub zbiorcze przelewy „zwykłe” między podatnikami VAT czynnymi,
    d) dane raportowane w JPK a KSeF,
    e) spójność JPK_VAT z KSeF,
    f) numer systemowy nadany fakturze w KSeF a ujęcie faktury JPK_VAT,
    g) struktura numeru KSeF – dane zawarte w numerze KSeF,
    h) czy na fakturze ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF) przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej należy umieścić nr systemowy nadany przez KSeF?