Pandemia COVID-19 znacząco wpłynęła na rynek pracy i przyspieszyła zmiany, które były nieuniknione. Popularna stała się praca zdalna oraz w modelu hybrydowym – częściowo w biurze, a w wybrane dni z dowolnego miejsca zadeklarowanego pracodawcy. Choć elastyczność pracy zdalnej i hybrydowej przyniosła wiele korzyści – większą niezależność, oszczędność czasu i poprawę work-life balance – to dla pracodawców stała się również wyzwaniem organizacyjnym i prawnym. Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest: jak prawidłowo rozliczać czas pracy pracowników, którzy nie spędzają całego dnia w biurze? Jako Polski Instytut Kadr i Pracy wyjaśniamy, w jaki sposób prawidłowo rozliczać czas pracy pracowników.
Na początku wyjaśnijmy pojęcie pracy zdalnej. Kodeks Pracy jasno wskazuje, że:
„Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”
Co istotne, Kodeks Pracy nie zawiera odrębnej definicji pracy hybrydowej – jest ona w praktyce formą łączącą elementy pracy zdalnej i stacjonarnej, a zasady jej wykonywania ustalane są każdorazowo w porozumieniu między pracownikiem a pracodawcą.
W Polskim Instytucie Kadr i Płac pomagamy pracodawcom nie tylko zrozumieć przepisy dotyczące pracy zdalnej, ale przede wszystkim wdrożyć je w sposób bezpieczny i praktyczny. To, z czym na co dzień borykają się pracodawcy to pytanie: jak rozliczać czas pracy pracowników w takim modelu?
Te same zasady, nowe wyzwania
Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracownik świadczący pracę zdalnie ma te same prawa i obowiązki co osoba wykonująca ją w siedzibie firmy.
Oznacza to, że należy przestrzegać m.in.:
- dobowej normy czasu pracy (8 godzin),
- tygodniowej normy czasu pracy (40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy),
- zasad dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych,
- prawa do odpoczynku dobowego (11 godzin) i tygodniowego (35 godzin).
W praktyce jednak rozliczanie czasu pracy zdalnej czy hybrydowej wymaga odmiennych narzędzi, procesów i podejścia do zarządzania zespołem. Tradycyjne metody – takie jak listy obecności czy fizyczne podpisywanie się przy wejściu do biura – przestają mieć zastosowanie.
Firmy coraz częściej sięgają po elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy, aplikacje HR oraz rozwiązania oparte na logowaniu do systemów lub raportowaniu zadań. W przypadku stanowisk opartych na rezultatach, coraz większe znaczenie zyskuje rozliczanie efektów pracy, a nie samych godzin spędzonych „przy komputerze”.
Kluczowe jest również zachowanie równowagi między kontrolą a zaufaniem. Zbyt restrykcyjne monitorowanie aktywności pracownika może naruszać jego prywatność, natomiast brak jakichkolwiek zasad prowadzi do chaosu i problemów z ewidencją czasu pracy. Dlatego tak ważne jest, aby już na etapie wdrażania pracy zdalnej lub hybrydowej opracować jasne procedury raportowania, komunikacji i rozliczania zadań.
W praktyce najczęściej stosuje się:
- systemy elektroniczne (logowanie, rejestracja aktywności, aplikacje HR),
- raporty dzienne lub tygodniowe,
- rozliczanie efektów pracy, jeśli charakter obowiązków na to pozwala.
Praca zdalna a nadgodziny
Granica między życiem zawodowym a prywatnym w pracy zdalnej często się zaciera. Dlatego tak ważne jest wyraźne wskazanie godzin dyspozycyjności pracownika oraz sposobu zgłaszania pracy w godzinach nadliczbowych.
Pracodawca powinien również zapewnić narzędzia pozwalające kontrolować czas pracy w sposób nieinwazyjny – z poszanowaniem prywatności i zasad ochrony danych osobowych.
W przeciwnym razie ryzykuje zarzut nieprawidłowego ewidencjonowania nadgodzin lub naruszenia prawa do odpoczynku.
A w jaki sposób rozliczać pracę hybrydową?
W modelu hybrydowym kluczowa jest konsekwencja. Pracodawca powinien prowadzić jednolitą ewidencję czasu pracy – niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków.
Dobrą praktyką jest:
- określenie harmonogramu dni pracy zdalnej i biurowej,
- obowiązek informowania o zmianach,
- ustalenie zasad dostępności online i raportowania wyników.
Warto pamiętać, że przepisy nie różnicują czasu pracy w zależności od miejsca jego wykonywania – dlatego spójne procedury to najlepsza ochrona przed błędami w rozliczeniach.
Podsumowanie
Rozliczanie czasu pracy w modelu zdalnym i hybrydowym to wyzwanie, które wymaga od pracodawców nie tylko znajomości przepisów, ale także wdrożenia nowoczesnych narzędzi i odpowiednich procedur organizacyjnych. Kluczem jest zachowanie równowagi między kontrolą a zaufaniem, a także stworzenie jasnych zasad raportowania i komunikacji.
Współczesny rynek pracy coraz wyraźniej pokazuje, że elastyczność nie musi oznaczać braku dyscypliny – przeciwnie, dobrze zaplanowane rozwiązania pozwalają łączyć efektywność pracowników z poszanowaniem ich prywatności i komfortu pracy.
Dlatego warto już dziś zadbać o to, by sposób ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy w Twojej organizacji był przejrzysty, zgodny z prawem i dostosowany do rzeczywistości cyfrowej. To nie tylko obowiązek, ale też inwestycja w kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu, odpowiedzialności i wzajemnym szacunku.
